Ik organiseer een congres of presentatie

Voor het organiseren van een succesvol congres komt heel wat kijken. Bij veel congressen wordt in veel gevallen pas laat naar techniek gekeken. Echter techniek kan mede de bepalende factor zijn voor het succes van je evenement, dus onderschat het niet. Met techniek kun je sfeer creëren, de boodschap extra duidelijk overbrengen, met beeld en geluid een spreker op de juiste wijze ondersteunen etc.

Ieder congres is anders

De organisatie van een congres is altijd anders. Waarom je het congres organiseert is natuurlijk duidelijk, maar wat heb je er allemaal voor nodig? Wat zijn de juiste oplossingen en weet ik hoe ze werken? Zet ik videoconferencing in of is web-casting beter? Zijn er deelnemers uit verschillende landen en is er een vertaal systeem nodig. Hoe kunnen discussies op een juiste wijze gevoerd worden, zodat iedereen kan deelnemen en goed is te verstaan? Hoe kan de borrel gezellig worden. Etc. Etc.

Geluid

Een paneldiscussie, een presentatie, een film, de opvulling van pauzes en de party achteraf. In alle gevallen worden er andere eisen gesteld aan het geluid. Maar ook de akoestiek van de ruimte is van belang. Ben ik in een grote congreszaal, een kleine ruimte voor separate sessies een beurshal, iedere situatie vraagt om een aangepaste inzet van geluidstechniek.

Beeld

Ook voor beeld zijn er nogal wat alternatieven die gekozen kunnen worden afhankelijk van de activiteit en/of de grote van de ruimte. Moet het spectaculair worden dan zul je niet met een klein scherm voor de dag moeten komen, maar dan is meer een bioscoop ervaring gewenst. Is beeld slechts ondersteunend om video of plaatjes weer te geven, of is een ultra scherpe weergave gewenst die vanaf grote afstand is te lezen. De ontwikkeling in de techniek maakt steeds meer mogelijk, steeds meer wordt je creativiteit je beperking. Denk er wel aan dat wat overgebracht moet worden leidend is. Deelnemers moeten zich niet alleen de spectaculaire beelden herinneren, maar ook de boodschappen die overgebracht moeten worden.

Licht

Het podium waar de spreker zich ophoudt moet goed uitgelicht worden. Licht kan daarbij ook bijdrage aan het verhaal, door duisternis te creëren, stroboscopische effecten toe te voegen of gekleurd licht te gebruiken. Het belichten van het podium, publiek, een object en/of de hele zaal is belangrijk voor de sfeer die je wilt creëren. Met licht kun je echt het verschil maken.

Camera-registratie

Het congres is vaak snel voorbij. Om later nog eens terug te kunnen kijken, is een cameraregistratie een goed idee. Het evenement kan hiermee zelfs live uitgezonden worden op een groot scherm. Ook kun je met cameraregistratie op verschillende schermen de sprekers groot in beeld brengen, zodat iedereen alles goed kan volgen.