Ik organiseer een vergadering

Elke vergadering, groot of klein, moet ongestoord kunnen verlopen vandaar dat een goede voorbereiding essentieel is. Alle voorzieningen, zoals een locatie en apparatuur, moeten tijdig geregeld zijn en apparatuur moet tevens getest zijn op juiste werking. Afhankelijk van de soort vergadering zullen ook de benodigde audiovisuele voorzieningen geregeld moeten worden. Dit kan uiteenlopen van een beamer tot zelfs een stemsysteem bij bijvoorbeeld een aandeelhoudersvergadering.

Ieder type vergadering vraag om specifieke voorzieningen

De soort vergadering, agenda en doelstellingen bepalen voor een belangrijk deel wat nodig is om deze goed te laten verlopen.  De juiste presentatiemiddelen zijn van essentieel belang dus naast een datum en tijd zal ook bepaald moeten worden welke audiovisuele middelen en andere voorzieningen hiervoor ingezet moeten worden. In een grotere setting kan bijvoorbeeld een discussie- en of stemsysteem zorgen voor een beter verloop van de vergadering. Het voordeel van een discussiesysteem is dat de voorzitter, doordat hij de mogelijkheid heeft om de microfoons in- en uitschakelen, kan bepalen welke spreker hij het woord geeft. En met een stemsysteem verloopt de stemming gecontroleerd en is de uitslag direct beschikbaar.

Ontspanning

Bij jaarvergaderingen en heisessies is ontspanning tussendoor van essentieel belang. Maar ook na afloop van de sessie zorgen voor een hapje en drankje vergroot de saamhorigheid. Verder zorgen muziek en andere audiovisuele middelen, zowel tussendoor als na afloop, voor een optimale sfeer.