De organisatie van zakelijke congressen naar een hoger niveau

Wat doe je als je vier gebouwen, 30 vergaderzalen, een openluchttheater én een enorme congreszaal moet voorzien van duurzame en kwalitatief goede audiovisuele middelen? Hotel & Conferentiecentrum Landgoed Zonheuvel stond 11 jaar geleden voor deze vraag. Ze kwam terecht bij BPRvisie en is sindsdien trouwe klant. Wij spraken met Kim Staal – hotelmanager bij Landgoed Zonheuvel – over de samenwerking met BPRvisie.

Over Landgoed Zonheuvel

In een bosrijke omgeving midden op de Utrechtse Heuvelrug vind je Landgoed Zonheuvel. Landgoed Zonheuvel verleent haar charme niet alleen aan het prachtige hotel en conferentiecentrum, maar ook aan haar innerlijke drijfveren. Landgoed Zonheuvel heeft namelijk de Gouden Green Key status. Dit is het grootste duurzaamheidskeurmerk voor de toeristische en recreatieve branche in Nederland. Zo werken ze met 100% groene stroom, is de menukaart voornamelijk biologisch en wordt het opgevangen regenwater hergebruikt voor de toiletten.

Technische ondersteuning bij zakelijke congressen

De core business van Landgoed Zonheuvel bestaat uit het organiseren van zakelijke congressen. Op de 47 hectare grond vind je naast tientallen vergaderzalen ook een grote congreszaal die ruimte biedt aan 500 personen. “Onze locaties lenen zich uitstekend voor zakelijke events. Tijdens deze events verzorgt BPRvisie voor ons de technische ondersteuning. Zij voorzien onze klanten van advies en zijn tijdens de events live aanwezig om alles op het gebied van audiovisuele techniek te regelen.”

‘BPRvisie weet precies waar onze behoeften liggen’

BPRvisie is niet alleen de technische partner van Landgoed Zonheuvel bij de organisatie van congressen, zij is ook op andere vlakken bij de organisatie betrokken. Zo is er een leasecontract afgesloten voor de middelen en materialen in de vergaderzalen. Alle beamers, microfoons, laptops en dergelijke zijn dus in bruikleen door Landgoed Zonheuvel en worden door BPRvisie onderhouden. Bovendien wordt er jaarlijks een inventarisatie gemaakt. Is er iets kapot of om een andere reden aan vervanging toe? Dan regelt BPRvisie het. “Dat is het mooie als je al langere tijd samenwerkt. Je bent steeds beter op elkaar ingespeeld. BPRvisie weet precies waar onze behoeften liggen en samen komen we steeds tot de beste oplossing. Dat is ook de reden dat we altijd bij BPRvisie zijn gebleven!”

Oplossing voor zakelijke events in coronatijd

De afgelopen tijd was geen makkelijke tijd voor Landgoed Zonheuvel. Tijdens de coronacrisis vielen de zakelijke congressen zo goed als volledig weg. “We hebben een aantal jaarlijkse congressen waar behoorlijk wat techniek voor nodig is. ProfitFirst is zo’n terugkerend event. In coronatijd heeft BPRvisie heel erg hard zijn best gedaan om ervoor te zorgen dat het event van ProfitFirst alsnóg door kon gaan. Ze hebben een studio gebouwd zodat er live gestreamd kon worden. De techniek was tiptop in orde. Eindstand: wij blij, de klant blij. Dat is top. Op deze manier heeft BPRvisie ons geholpen een partij te behouden in coronatijd.”

Kim is te spreken over de proactieve houding van BPRvisie. “BPRvisie levert niet alleen de techniek, maar ook het advies. Ze zijn daarin heel proactief. Dat is ook waarom onze reserveringsafdeling altijd meteen BPRvisie inschakelt zodra er een congres ingepland wordt. BPRvisie is dan direct het aanspreekpunt voor de klant. Dat is heel fijn, want BPR heeft de expertise die wij zelf niet in huis hebben.”

Op weg naar toekomstproof vergaderruimtes

Landgoed Zonheuvel hoopt – uiteraard – dat er zo snel mogelijk weer (meer) zakelijke congressen georganiseerd mogen worden. Ze hebben daarbij ook uit het volste vertrouwen in de toekomstige samenwerking met BPRvisie. “Toevallig moeten we binnenkort weer om de tafel om deze leasecontracten te herzien en vernieuwen. Ik ga dan samen met BPRvisie in gesprek over onze behoeften. Het advies laat ik vervolgens helemaal aan BPRvisie over. Zij weten het beste wat er op audiovisueel gebied past bij onze wensen. Zo maken we onze vergaderruimtes samen toekomstproof.”

Op zoek naar een audiovisuele oplossing?

Heeft uw organisatie uitdagingen op het gebied van beeld, licht of geluid? Of wilt u een vergaderzaal compleet laten inrichten? Neem contact op met BPRvisie! BPRvisie is de totaalleverancier voor audiovisuele oplossingen voor bedrijfsevenementen. Bekijk onze oplossingen of neem direct contact op.