Klantcase – Gemeente Helmond
Gemeente Helmond was jarenlang gehuisvest in verschillende gebouwen, maar besloot om alles te concentreren in één modern pand: het Huis voor de Stad. Dit nieuwe gebouw – dat in 2024 werd opgeleverd – biedt 45 vergaderruimtes, van kleine overlegplekken tot de grotere raadszaal. Aan BPRvisie de taak om al deze vergaderruimtes én de raadzaal te voorzien van audiovisuele oplossingen. Samen met Ali el Kaaoichi, IT-adviseur bij gemeente Helmond, blikken we terug op onze samenwerking.
Over Gemeente Helmond
Gemeente Helmond is een gemeente die continu in beweging is met ruim 90 duizend inwoners. Met maar liefst 700 medewerkers zorgen zij dagelijks voor vooruitgang in de gemeente door hun vernieuwende en innovatieve ideeën in werking te zetten.
Een toekomstgerichte werkomgeving
Gemeente Helmond wilde een werkomgeving creëren die klaar was voor de toekomst, met de nadruk op hybride werken. Ali vertelt: “Vroeger kwam iedereen fysiek naar vergaderingen, maar de wereld is inmiddels sterk veranderd – mede door de impact van corona. Thuiswerken is de norm geworden, en de behoefte aan een flexibele, hybride werkomgeving is gegroeid. We wilden een systeem waarin het niet uitmaakt waar je bent: je moet altijd eenvoudig kunnen deelnemen aan een vergadering. Daarnaast moest het mogelijk zijn om snel te zien of een vergaderruimte beschikbaar is wanneer je erlangs loopt, en deze gemakkelijk te reserveren zijn via een gebruiksvriendelijk systeem.” Dit alles zou geïnstalleerd worden binnen een strakke planning. “Het project moest binnen een strakke tijdsperiode van 6 tot 8 weken gerealiseerd worden,” aldus Ali.
Audiovisuele uitdagingen
Gemeente Helmond koos BPRvisie voor de inrichting van de AV-middelen in de vergaderzalen. “BPRvisie had al ervaring met het beheer van de oude raadszaal van de gemeente, wat de keuze voor deze partner versterkte. Na een aanbesteding voor de inrichting van de vergaderruimtes, werd BPRvisie geselecteerd vanwege hun expertise in het leveren van gebruiksvriendelijke en technisch ‘robuuste’ oplossingen voor hybride vergaderen,” aldus Ali.
BPRvisie verzorgde de installatie van de AV-apparatuur in alle vergaderruimtes, waaronder schermen, camera’s en Microsoft Teams Room systemen. Voor de raadszaal, één van de meest complexe ruimtes, zijn speciaal twee 4×2 meter grote LED schermen geïnstalleerd, evenals geavanceerde camera’s en een uitgebreid vergadersysteem met audioversterking. Hierdoor is het mogelijk om de raadsvergadering zowel lokaal te volgen als online te streamen. Ook inwoners kunnen op deze manier de raadvergadering thuis live volgen.
Ali vertelt: “De uitdaging voor BPRvisie was niet alleen het installeren van de apparatuur in het nieuwe gebouw, maar ook het verhuizen van apparatuur die al in de tijdelijke locatie was geïnstalleerd. De apparatuur moest binnen de gestelde tijd van 6 weken gedemonteerd, opnieuw geïnstalleerd en geconfigureerd worden, zodat alles klaar was voor gebruik bij de opening van het nieuwe gebouw.”
De samenwerking met BPRvisie
De samenwerking tussen Gemeente Helmond en BPRvisie verliep soepel en volgens de afgesproken planning. Ali vertelt: “Ze hebben ons volledig ontzorgd en alles van A tot Z geregeld. Van het ontwerpen, inkopen en voorbereiden van alle apparatuur tot het leveren en implementeren van de totale audiovisuele installatie. Dat gaf ons een geruststellend gevoel, omdat we wisten dat alles goed geregeld zou worden. Tijdens de installatie heb ik gemerkt dat de heren van BPRvisie niet alleen professioneel, maar ook heel vriendelijk en behulpzaam zijn.”
Het resultaat: fijne ruimtes om in te werken
Het resultaat is naar tevredenheid. “De medewerkers zijn tevreden en ze vinden het fijn om naar kantoor te komen om te overleggen. We krijgen complimenten van raadsleden dat de raadzaal en commisiekamer fijne ruimtes zijn om in te werken. Hiermee is ons doel bereikt.” Ali geeft aan dat BPRvisie ook na de oplevering betrokken blijft bij het project en helpt bij het finetunen van de systemen. “Het is een doorlopend proces, en BPRvisie blijft ons ondersteunen om alles optimaal te laten functioneren.”
Ook op zoek naar een audiovisuele oplossing?
Bent u ook opzoek naar een audiovisuele oplossing voor uw bedrijfspand? Wij gaan graag met u in gesprek. Plan vrijblijvend een afspraak met ons in.
