Een vergaderruimte met de perfecte hybride vergaderervaring

Waar het eerst vanzelfsprekend was om met zijn allen in een vergaderruimte te zitten, is dit nu bijna niet meer voor te stellen. Het hybride werken, waarbij werknemers niet standaard meer op kantoor hoeven te werken, zorgt ervoor dat kantoorruimtes een nieuwe invulling krijgen. Zo ook de vergaderruimtes. Het niet fysiek aanwezig zijn van werknemers tijdens een meeting heeft impact op de manier hoe we gaan vergaderen in de toekomst. Ook al is niet iedereen fysiek aanwezig, het moet wel zo voelen. Maar hoe zorg je ervoor dat deze kloof niet merkbaar is? In deze blog lees je hoe jij jouw vergaderruimte klaarmaakt voor de toekomst.

Een naadloze verbinding

Het hybride werken zorgt voor een nieuwe vorm van vergaderen. Zo is niet iedere werknemer fysiek aanwezig en belt een deel in via een videocall. Tijdens het volledig thuiswerken was een online meetingroom voldoende om iedereen met elkaar in verbinding te brengen. Nu werknemers ook weer (deels) naar kantoor komen is het belangrijk om fysiek en online naadloos op elkaar aan te laten sluiten. Maar hoe krijg je dat voor elkaar?

De juiste hybride vergaderervaring

Veel vergaderruimtes hebben al een update gekregen maar vaak is de apparatuur niet goed geïmplementeerd. Met slechte werkende verbindingen, slecht geluid en beeld tot gevolg. Om écht het gevoel te krijgen dat er geen afstand is tussen alle deelnemers van de meeting is het juiste licht, beeld én geluid van groot belang. Iedereen moet elkaar goed zien en horen. Ook moet de apparatuur zo gebruiksvriendelijk mogelijk zijn. Daarom vormt de juiste apparatuur de basis voor nieuwe vergaderzalen.

Ontwerp van de vergaderruimte

Voor optimale deelname aan een vergadering moet een conferenceroom prettig aanvoelen en er stijlvol uit zien. Tegenwoordig zijn veel vergaderzalen dan ook modern ingericht, met gebruik van veel harde materialen zoals glas. Dit verslechtert de akoestiek van een ruimte enorm. En dat heeft weer gevolgen voor de hybride vergaderervaring. Je kunt de beste apparatuur die er bestaat aanschaffen, maar als het ontwerp van je vergaderruimte niet geschikt is voor het hybride vergaderen, zal je nooit een optimale ervaring creëren.

Functioneel én stijlvol vergaderen

Het is daarom van belang om het ontwerp van de fysieke vergaderruimte slim aan te pakken op het gebied van audiovisuele technologie. Het lijkt prachtig om een conferenceroom te hebben met glazen wanden maar als je daardoor niemand kan horen, en iedereen ook buiten de ruimte kan zien, zorgt dit nooit voor een goede vergadersetting. Ook voor de beeldverbinding is het van belang vooraf na te denken over stijlvolle opties die ook praktisch goed werken. Een klein beeldscherm toont slechts nog kleinere beelden van de deelnemers. Een of twee grotere beeldschermen of een videowall kan het gewenste functionele als stijlvolle resultaat geven. Door audiovisuele technologie en mogelijkheden mee  te nemen tijdens het ontwerpen van een meetingroom of vergaderruimte creëer je de basis voor een goed werkende, en perfecte hybride meeting in de juiste stijlvolle setting. 

AV-techniek voor jouw vergaderruimte

Vergaderen in de hybride werkvorm moet net zo voelen als een volledig fysieke vergadering. Met de juiste AV-apparatuur in de juiste setting kan een meeting met één druk op de knop tot stand worden gebracht. Daarbij moet je de mensen die niet fysiek aanwezig zijn in de ruimte ook goed zien en horen. BPRvisie is 20 jaar gespecialiseerd in video- en audioconferencing en helpt jou graag met oplossingen voor vergaderen in hybride vorm.

Wil jij jouw vergaderruimte klaar maken van de toekomst? BPRvisie biedt een totaaloplossing aan van advies tot implementatie. Benieuwd wat BPRvisie voor jou kan betekenen op het gebied van video- & audioconferencing of presentatie & vergaderoplossingen? Neem gerust contact op. Wil je meer weten over oplossingen in AV voor een effectieve communicatie in het hybride tijdperk? Lees hier dan meer. Voor meer tips en inspiratie; houd onze LinkedIn-pagina in de gaten!