Hybride vergaderen doet u zo

Op kantoor, thuis of onderweg. Hybride vergaderen maakt overleg vanuit elke locatie, op verschillende plekken mogelijk. Bij deze overlegvorm komen online en fysiek vergaderen samen. Bijvoorbeeld wanneer een aantal medewerkers vanuit kantoor videobellen met een collega die werkt vanuit huis. Een perfecte combinatie, met de voordelen van persoonlijke interactie en de flexibiliteit van werken op afstand. Maar wat heeft u nodig voor een hybride vergadering? En hoe tilt u uw hybride vergadering naar een hoger niveau? U leest het in deze blog.

De voordelen van hybride vergaderen

Met de juiste inrichting van de videoconference ruimte en professionele audiovisuele oplossingen is hybride vergaderen een waardevolle toevoeging aan de werkwijze van uw organisatie. Het biedt medewerkers de flexibiliteit om vergaderingen fysiek of vanuit een andere locatie bij te wonen. Deze efficiënte manier van werken bespaard ook nog eens reiskosten en -tijd. Daarnaast kunnen hybride vergaderingen met de juiste apparatuur opgenomen worden, zodat informatie niet verloren gaat.

Fysieke- en online deelnemers samenbrengen

Wanneer u hybride vergaderen wilt integreren in de werkwijze van de organisatie, moet u rekening houden met de audiovisuele uitdagingen van deze overlegvorm. In een hybride vergadering zitten mensen in één ruimte samen én haken er mensen online aan. Extra belangrijk dus om ervoor te zorgen dat deelnemers elkaar goed kunnen zien en verstaan. Zo moet de microfoon het geluid van alle fysieke deelnemers oppikken en moet de camera elke aanwezige in beeld brengen. Hoe u dat doet? In deze blog geven we u tips over de inrichting van uw videoconference ruimte. Aan de andere kant moeten ook de online deelnemers te zien en te horen zijn voor de mensen in de fysieke ruimte. Een groot scherm en goede speakers mogen daarom niet ontbreken.

Duidelijke afspraken voor een gestroomlijnde, hybride vergadering

Een hybride vergadering soepel laten verlopen? Dat doet u door van tevoren duidelijke afspraken te maken. Bij een hybride vergadering bestaat het risico dat de online deelnemers het gevoel hebben dat ze minder betrokken worden bij het overleg. Onder onsjes tussen de fysieke deelnemers ontstaan nou eenmaal snel. Beslis daarom op voorhand wie de leiding heeft in het overleg en geef diegene de opdracht iedereen te betrekken bij het gesprek. Laat elkaar uitpraten en ben alert dat alle deelnemers aan het woord komen. Zo voorkomt u communicatieproblemen en ergernissen.

Heeft u hulp nodig bij het inrichten van uw hybride vergaderingen? BPRvisie adviseert u graag! Neem vrijblijvend contact op om te bespreken hoe u uw audiovisuele apparatuur zo optimaal mogelijk kunnen organiseert.