3 x succesfactoren voor jouw bedrijfsevenement

Bij het organiseren van een bedrijfsevenement komt heel wat kijken. Waar moet je beginnen? Hoe zorg je ervoor dat het soepel verloopt? En misschien wel het belangrijkst: hoe wordt het écht een succes? Er gaan een hoop stappen vooraf aan het evenement en er zijn veel aspecten waar rekening mee gehouden moet worden. In deze blog geven we je 3 factoren die jouw bedrijfsevenement tot een gegarandeerd succes maken!

Bepaal het doel & de doelgroep

Een van de grootste valkuilen bij het organiseren van een evenement is beginnen met de uitvoering. Voordat je met de uitvoering van start gaat, is het belangrijk om samen met je team vast te stellen waarom je het evenement organiseert. Wat willen we ermee bereiken? En tot wie richten we ons? Het lijken misschien simpele vragen, maar door relevante doelen op te stellen én je tot de juiste doelgroep te richten, bereik je veel meer. Daarnaast kun je op deze manier achteraf meten of je met het evenement de juiste resultaten hebt behaald. Dus stel eerst het doel van het evenement vast en bepaal samen met het team waar de focus ligt. Vanuit deze basis bepaal je de verdere invulling van het evenement.

Maak een plan voor de invulling

Je hebt het doel van het evenement bepaald en je weet wie de doelgroep is. Nu ga je de invulling van het evenement bepalen. Hoe gaat de dag er uit zien? Welke onderwerpen/thema’s komen aan bod? Bij het maken van een programma is het belangrijk om te kijken naar een goede verdeling tussen kennis, vermaak en inspiratie. Er moet een balans zijn tussen het zenden van informatie en activiteiten die draaien om plezier. Door een goede afwisseling behoud je namelijk de aandacht van de bezoekers. Wanneer je de grote lijnen hebt uitgezet, bepaal je de invulling per onderdeel. Nodig je sprekers uit? Wat is een geschikte locatie? Hoe zit het met de catering en techniek? Op basis van al deze aspecten stel je een draaiboek op. Met een draaiboek maak je voor jezelf inzichtelijk wat er nog moet gebeuren. Tot slot bepaal je in deze fase hoe je over het evenement gaat communiceren richting de doelgroep. Komt het programma op een website te staan? Worden de deelnemers uitgenodigd via een fysieke kaart of online via een e-mail? Genoeg zaken om goed over na te denken!

Regel de uitvoering tot in de puntjes

En dan punt drie: de uitvoering. Hier moet vooraf tot in detail over zijn nagedacht. Het is raadzaam om hier – waar nodig – experts voor in te schakelen. Denk bijvoorbeeld aan catering, communicatie en techniek. Met name de techniek kan jouw bedrijfsevenement maken of breken. Denk aan professioneel digitaal presentatiemateriaal, beeld, geluid, licht en tools waarmee je interactie met de bezoekers aan kan gaan.

Kan jouw organisatie hulp gebruiken bij de audiovisuele techniek voor een congres, bedrijfsfeest of beurs? Neem contact op met BPRvisie! BPRvisie is de totaalleverancier voor audiovisuele oplossingen voor bedrijfsevenementen. Bekijk de verhuur mogelijkheden of neem direct contact op.