De werkwijze van BPRvisie: van het eerste contact tot oplevering

BPRvisie is niet alleen expert op het gebied van het leveren van audiovisuele oplossingen. Ook de hele AV-organisatie van een evenement valt binnen onze expertise. Maar hoe gaat dat precies in z’n werk? We leggen onze werkwijze van eerste contact tot aan oplevering uit aan de hand van dit artikel!

1 – Contactaanvraag

Het eerste contactmoment met de klant is vaak verschillend: de ene keer krijgen we via onze website een aanvraag binnen of we worden telefonisch benaderd. We bespreken dan kort de wensen door voor het evenement. Wat gaat bijvoorbeeld de setting worden? Hoeveel mensen zijn er aanwezig? En moet er ook een mogelijkheid zijn zodat mensen online kunnen deelnemen, dus een hybride evenement? Dit zijn allemaal zaken die we tijdens eerste contactmoment al bespreken. En de allerbelangrijkste vraag is eigenlijk: wat is het doel van het evenement? Door dit goed in kaart te brengen, stemmen we alles zo goed mogelijk op elkaar af. 

2 – Kennismaking met de accountmanager

Bij BPRvisie vinden we persoonlijk contact heel belangrijk. Daarom gaat de accountmanager – die het aanspreekpunt voor de klant is – altijd langs bij de klant. Samen worden alle wensen besproken die we bij het eerste contactmoment hebben aangestipt. Natuurlijk gaan we er in dit gesprek een stuk dieper op in, zodat we een gedetailleerd beeld van de wensen en behoeften krijgen. Dat is fijn voor de klant én voor ons. 

3 – In kaart brengen van de wensen

Niet alleen de wensen op het evenement zelf zijn van belang om een goede offerte op te stellen. Ook de locatie waar het evenement gaat plaatsvinden speelt een belangrijke rol. Tijdens het intakegesprek worden veel vragen gesteld en kijken we naar de invulling van de dag of dagen. Hoeveel sprekers zijn er aanwezig? En moet er – indien het evenement (deels) online is – gechat kunnen worden? Dit zijn allemaal zaken die BPRvisie uit handen neemt voor de klant.

4 – Het voorstel

Na het gesprek en een eventueel opvolgend contactmoment, wordt er een offerte opgesteld. In dit voorstel staan alle specificaties van het evenement. Zo stellen we een draaiboek en tijdschema op. Hierin staat welke mensen op welke momenten beschikbaar moeten zijn. Daarnaast wordt er per onderdeel uit het draaiboek bepaalt welke materialen noodzakelijk zijn. Denk aan audio, video, streaming en cameraregie bijvoorbeeld. Ten slotte worden alle zaken omtrent het transport in de offerte meegenomen.

5 – De oplevering

Het moment van oplevering is daar! Dit is het moment waar jij als klant en wij enorm naar uitkijken. Bij BPRvisie vinden we het heel belangrijk dat de klant de mogelijkheid heeft om op het laatste moment nog wat zaken te wijzigen. Daarom zorgen wij er – indien mogelijk – voor dat de setting één dag van tevoren wordt opgebouwd. In de offerte nemen we ook altijd een moment van opstarten en testen mee, zodat we nooit voor verassingen komen te staan tijdens het evenement zelf. Op de dag zelf wordt alles definitief klaargezet en wordt er een korte doorloop gedaan.

Na het evenement hebben we altijd contact met de klant om de samenwerking te evalueren. Is alles gegaan zoals van tevoren besproken? Is de klant tevreden? En zijn er eventueel verbeterpunten? Dit is belangrijk omdat dit een samenwerking in de toekomst nóg beter kan maken. Ben jij benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op, we bespreken graag samen jouw wensen!