3 tips voor de inrichting van uw videoconferencingruimte
Een vergadering hier, een overleg daar: gelukkig is het verplicht fysiek aanwezig zijn verleden tijd. Videoconferencing biedt namelijk een uitkomst! Bij deze manier van vergaderen gaat het om het maximaal faciliteren van de online deelnemer, zodat hij of zij de meeting ervaart als een volwaardige deelnemer. Met de juiste invulling van een videoconferencingruimte qua inrichting en techniek én de juiste tools voor de online deelnemer is dit mogelijk. In deze blog leest u hoe u dit doet aan de hand van drie tips.
Tip 1: denk goed na over de indeling van de videoconferencingruimte
De keuze en de indeling van de meubels is allesbepalend voor de kwaliteit van videoconferences. Ga bijvoorbeeld voor een ovale of druppelvormige tafel. Aan deze tafel is iedereen in de ruimte goed zichtbaar voor de camera en kan iedereen het scherm goed zien. Let daarbij op dat u de stoelen zo plaatst, dat iedereen binnen het beeld van de camera valt. De fysieke kenmerken en indeling van de zaal bepalen welke audiovisuele randapparatuur (camera‘s, microfoons en beeldschermen) ingezet worden voor de beste ervaring voor de online deelnemer.
Tip 2: creëer rust in de videoconferenceruimte met het juiste kleurgebruik en goede verlichting
Naast de indeling van de ruimte is het belangrijk om goed na te denken over het kleurgebruik van de ruimte. De meest geschikte kleuren voor videoconferentieruimtes zijn blauw, grijs of warm beige. Zwart, wit, felle kleuren en drukke patronen werken daarentegen averechts en zorgen voor onrust op het scherm. Vergeet daarnaast de verlichting niet. Goede verlichting maakt namelijk ook de gezichtsuitdrukkingen en andere non-verbale signalen zichtbaar. Let wel op met felle, directe verlichting en lichtreflecties. Dit zorgt ervoor dat mensen er vermoeid uitzien.
Tip 3: stem het geluidssysteem af op de ruimte
Bij videoconferencing gaat het er niet alleen om dat men elkaar goed kan zien. Er is namelijk niks zo ergerlijk als het slecht kunnen verstaan van uw gesprekspartner. Een goed verzorgd geluidssysteem is dus minstens zo belangrijk als het beeld. Denk hierbij aan de verstaanbaarheid van de spraak en aan de audio van gedeelde content. Bijvoorbeeld door achtergrondgeluiden te minimaliseren en weerkaatsing te onderdrukken. Wat betreft het geluidssysteem is een all-in-one bar voldoende voor kleine ruimtes. Voor grotere ruimtes raden we aanvullende speakers en microfoons aan.
Kan uw videoconferencing ruimte een upgrade gebruiken? Of bent u op zoek naar advies over de inrichting van een nieuwe videoconferencing ruimte? BPRvisie adviseert u graag om uw audiovisuele apparatuur zo optimaal mogelijk te organiseren. Neem vrijblijvend contact op, dan bespreken we samen de mogelijkheden.